Bot de transcription automatique
Recrut'Auto peut envoyer un assistant d'enregistrement dans vos entretiens en visioconférence. Le bot rejoint automatiquement la réunion (Google Meet ou Microsoft Teams), enregistre l'audio, puis la transcription et la synthèse IA sont générées — sans aucune action de votre part.
Comment ça marche
- Un rendez-vous est réservé avec un lien visio (Google Meet ou Teams, généré à la réservation)
- Quelques minutes avant l'heure de l'entretien, le bot rejoint la réunion sous le nom Assistant RecrutAuto (enregistrement) — admettez-le comme n'importe quel participant
- Le bot s'annonce dans le fil de discussion de la réunion et enregistre l'audio
- À la fin de l'entretien, l'enregistrement est récupéré, puis la transcription et la synthèse démarrent automatiquement
- Vous recevez la notification Synthèse d'entretien disponible quand tout est prêt
Le candidat est informé de l'enregistrement dès la réservation : la mention figure dans son email de confirmation, dans l'invitation calendrier, dans le SMS de rappel et dans la description de l'événement Google/Microsoft. Voir Opposition du candidat.
Activer le bot
L'activation se fait calendrier par calendrier :
- Ouvrez Réglages de prise de RDV → Intégrations
- Activez le toggle Bot de transcription
- Le bot rejoindra désormais les entretiens réservés sur ce calendrier dès qu'un lien visio est disponible
Les intervieweurs (2ᵉ entretien) disposent du même toggle dans leurs propres réglages de prise de RDV.
Cette fonctionnalité doit être activée pour votre organisation. Si le toggle est verrouillé, rapprochez-vous de votre administrateur.
Désactiver le bot pour un seul rendez-vous
Vous pouvez écarter le bot d'un entretien précis sans toucher au réglage du calendrier : ouvrez l'onglet Entretien de la fiche du candidat et désactivez le bot pour ce rendez-vous. Vous pouvez le réactiver de la même manière tant que l'entretien n'a pas eu lieu.
Suivre l'état du bot
L'état du bot est visible sur l'onglet Entretien de la fiche du candidat :
| État | Signification |
|---|---|
| Programmé | Le bot rejoindra la réunion à l'heure prévue |
| En attente d'admission | Le bot attend d'être admis dans la réunion |
| Enregistrement | L'entretien est en cours d'enregistrement |
| Traitement | L'enregistrement est en cours de récupération |
| Enregistré | L'enregistrement est disponible, la transcription démarre |
| Échec | Le bot n'a pas pu enregistrer l'entretien |
| Non admis | Personne n'a admis le bot dans la réunion |
| Entretien non tenu | Personne n'a rejoint la réunion |
| Trop court | Enregistrement de moins de 5 minutes — pas de traitement automatique |
| Annulé | Le bot a été annulé (rendez-vous annulé ou bot désactivé) |
| Opposition | Le candidat s'est opposé à l'enregistrement |
| Pas de lien visio | Le rendez-vous n'a pas de lien visio, le bot est indisponible |
En cas d'échec (Échec, Non admis, Entretien non tenu), vous recevez la notification Enregistrement d'entretien impossible — vous pouvez alors importer un enregistrement manuellement.
Opposition du candidat
L'enregistrement repose sur une information systématique du candidat et un droit d'opposition effectif :
- La mention d'enregistrement et le lien d'opposition accompagnent chaque communication : email de confirmation, invitation calendrier (ICS), SMS et description de l'événement Google/Microsoft
- Le bot s'annonce dans le chat de la réunion en la rejoignant
- Le candidat peut s'opposer à tout moment, avant ou pendant l'entretien, depuis la page publique de gestion de son rendez-vous : le bot est annulé immédiatement (état Opposition). Il peut aussi retirer son opposition depuis la même page.
L'audio est supprimé côté bot dès que Recrut'Auto a récupéré l'enregistrement. Comme pour un import manuel, vous pouvez supprimer l'enregistrement à tout moment — la transcription et la synthèse associées sont alors supprimées aussi.
Limites et solution de secours
- Le bot nécessite un lien visio Google Meet ou Teams généré à la réservation. Sans lien visio (calendrier iCloud/Yahoo, aucun calendrier connecté, entretien téléphonique ou en présentiel), le bot est indisponible : utilisez l'import manuel
- Un enregistrement de moins de 5 minutes est marqué Trop court et n'est pas traité automatiquement — vous pouvez tout de même lancer la transcription depuis la fiche du rendez-vous
- En cas d'échec du bot, l'import manuel reste toujours disponible
FAQ
Le candidat doit-il donner son accord ? Le candidat est informé à chaque étape (email, invitation, SMS, événement, annonce dans la réunion) et dispose d'un droit d'opposition qu'il peut exercer à tout moment, avant ou pendant l'entretien.
Que se passe-t-il si personne n'admet le bot dans la réunion ? L'état passe à Non admis et vous recevez la notification Enregistrement d'entretien impossible. Vous pouvez importer un enregistrement manuellement.
Le bot enregistre-t-il la vidéo ? Non. Seul l'audio est enregistré, uniquement pour produire la transcription et la synthèse.
Puis-je utiliser le bot avec Zoom ou un autre outil de visio ? Non. Le bot fonctionne avec les liens Google Meet et Microsoft Teams générés par Recrut'Auto à la réservation. Pour les autres cas, importez l'enregistrement manuellement.